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業務を上手く管理して、ムダとムラをシェイプアップ!

効率化を進める上で注意すべき3ステップ

自分の仕事を簡潔に取り組めるようにすることで、作業の中のムダやムラをカットし、さらに手早く、効率よく処理が出来るようになります。
その際に試してほしいのが、「作業のマニュアル化」「第三者のチェック」「ToDoリストの作成」の三点です。

まず、自分がしなければならない仕事について、仕事の目的とそれに沿った理想形を確認し、実現するための方法を書き起こすことで、仕事全体を「マニュアル化」します。
次に、「マニュアル化」した仕事内容を、職場の上司や同僚、または別の職場に勤める人に「チェック」してもらい、ムダやムラを探り出します。
最後に、何時に、どの順番で仕事を行うかを決め、作業の項目と手順をまとめた「ToDoリスト」を作成して仕事の管理をしやすくします。
以上の三点を行うことで、作業にかかる時間を大幅に短縮させることが出来るはずです。

活用しない手はない!タスク自動化ツール

最近では、業務におけるIT化が顕著に進んでおり、いつもの仕事をより楽にしてくれるアプリやツールが次々と開発されています。
ここではその一例として、タスク自動化ツールについてご紹介します。

タスク自動化ツールとは、OS上にある複数のアプリや機能を連携させることで、日常的な作業全体、または一部の処理を補助することができるツールのことを指します。
例えば、代表的なものとして挙げられるのがRPA(Robotics Process Automation)ツールです。
RPAでは、パソコン上でのデータ入力など、人間が行う単純作業や反復作業の自動化が可能となります。
さらに、人工知能(AI)を併用することで、定型によらない業務を遂行したり、人間とほぼ同じ水準の意思決定をすることができるようになります。
実際には、このようなロボットの自己判断能力や学習能力に応じて、様々なレベルのRPAツールが公開されています。